Leonie van Campen, consultant bij Conclusion AFAS Solutions en nauw betrokken bij het project: “Deze klant werkte met Excel-lijstjes voor het inzichtelijk maken van het personeelsbestand en het scoren van medewerkerontwikkeling, doorgroeimogelijkheden en het in kaart brengen van retentierisico’s en wilde dit graag optimaliseren in AFAS. Naast efficiëntie was een belangrijk voordeel dat de data in AFAS is geautoriseerd en daarmee AVG-compliant. Dat waren de exports uit Excel bewaard op een lokale schijf in dat opzicht niet.”
“Eerst hebben we alle cruciale variabelen in beeld gebracht. Hoe zorg je voor een optimale bezetting, nu en in de toekomst, en hoe stuur je hierop? Door creatief na te denken en samen met de klant te kijken naar de mogelijkheden binnen AFAS, hebben we een oplossing gevonden die aan alle eisen voldeed en vooral: het werk een stuk makkelijker maakt.”
Strategische personeelsplanning geeft je inzicht in de huidige situatie en gewenste kwaliteit en kwantiteit van het personeelsbestand. Stromen de komende vijf jaar drie pensioengerechtigden uit en heb je maar twee potentiële doorstromers? Dan weet je dat je als werkgever een uitdaging hebt, zéker op de huidige arbeidsmarkt. AFAS geeft je grip en maakt bijvoorbeeld vacatureruimte inzichtelijk. Leonie: “Dit is een mooi voorbeeld van hoe je met de juiste instelling en samenwerking tot innovatieve oplossingen kan komen.”
Want, legt onze consultant uit, de toevoeging zit niet standaard in de HRM-omgeving van AFAS. “Je moet denken vanuit de bedrijfsprocessen en dan creatief omgaan met de bouwblokjes. Het kán met AFAS, maar je moet het wel zien in te richten. Voorbeeld: bij frequent verzuim moeten gesprekken worden gepland. Het systeem geeft daarvoor een signaal. Leuk, maar een stap verder gaat het digitaliseren van de gespreksverslagen die eruit voortkomen. Net als beoordelingsformulieren. Die wil je niet uploaden uit Excel of Word, die wil je meteen in AFAS zetten. Dat zijn de plusjes boven op de standaard.”
Eigenlijk is dat de kern van het werken als consultant: voortdurend vragen stellen over het dagelijks werk van mensen. Kan het slimmer? “Wij slaan een brug tussen de gewoontes op de werkvloer en de kansen van digitalisering. En vervolgens kun je naar de toekomst kijken. Als HR-medewerker hoef je minder te registreren en heb je des te meer tijd voor analyse en interpretatie van alle data die je tot je beschikking hebt.”
“Het voordeel van AFAS is vooral dat alle medewerkersgegevens al in één systeem zitten, dus je hoeft geen extra modules aan te schaffen. Dit kan op de lange termijn kosten besparen, omdat je niet voor elk onderdeel apart hoeft te betalen. Daarnaast kan AFAS helpen bij het automatiseren van processen, waardoor er minder handmatig werk nodig is en de efficiëntie verhoogd wordt. Dit kan ook kosten besparen.”
