Tot 2040 komen er in Utrecht maar liefst 100.000 inwoners bij, een toename van 31 procent. Voor het Utrechtse Diakonessenhuis betekent dit dat er veel meer capaciteit nodig is. Een van de maatregelen om dit op te vangen is het digitaliseren van preoperatieve screening. (D&A Conclusion gaf uitvoering aan dit project
Sinds februari 2024 verloopt 55 procent van de screenings volledig digitaal. Daarmee kan het Diakonessenhuis meer patiënten beoordelen met dezelfde capaciteit, terwijl patiënten minder vaak naar het ziekenhuis hoeven te komen.
Preoperatieve screening in een nieuw jasje
De preoperatieve screening (POS) is een bepalend moment bij de voorbereiding op een operatie. De anesthesioloog beoordeelt de gezondheid van de patiënt en bepaalt welke anesthesietechniek het meest geschikt is. Voorheen vond deze screening vrijwel altijd telefonisch of fysiek plaats.
Dankzij de digitalisering is het screeningsproces strakker ingericht. Een groot deel van de patiënten wordt nu op afstand beoordeeld. Dit bespaart reistijd voor de patiënt en levert een hogere productiviteit op. De schaarse capaciteit kan doelmatiger worden ingezet.
“Omdat iedereen betrokken was, werd de verandering breed gedragen”
Hulpmiddelen ingebouwd
Voor de digitalisering is gebruikgemaakt van de triagefunctionaliteit van ChipSoft HiX. Aan de hand van een digitale vragenlijst berekent dit systeem automatisch een voorlopige ASA-score, een internationaal geaccepteerd criterium voor de fysieke status van de patiënt. Deze score bepaalt het vervolg. Patiënten met een lage score (ASA 1 en 2) kunnen doorgaans digitaal beoordeeld worden door de anesthesioloog. Bij een hogere score (ASA 3 en 4) volgt een telefonische of fysieke afspraak, omdat er dan sprake is van een complexere gezondheidssituatie.
Verschillende andere digitale hulpmiddelen ondersteunen de digitale screenings. Via de app BeterDichtbij worden patiënten op de juiste momenten geïnformeerd en herinnerd aan acties die zij moeten uitvoeren, zoals het invullen van een informed consent. Voor de voorlichting gebruikt het ziekenhuis Indiveo, dat patiënten via animaties en video’s uitlegt wat hen te wachten staat rondom de anesthesie en opname.
Van ontwerp naar praktijk
De transitie naar digitale screening is vooral een organisatorische verandering. Met alle betrokken specialismen, van anesthesiologen en intakeverpleegkundigen tot apothekers, planners, secretariaat en laboratorium, werd het bestaande proces in kaart gebracht en stap voor stap omgezet naar de digitale manier van werken.
Ook patiënten waren betrokken bij de ontwikkeling. Zij keken mee en gaven feedback. Zo werd het duidelijk of het screeningsproces voldoende duidelijk, gebruiksvriendelijk en efficiënt is.
“Deze digitalisering sluit aan bij de ambitie voor waardegedreven zorg”
Educatie en communicatie
De invoering veranderde de dagelijkse praktijk ingrijpend. De verschillende afdelingen pasten hun werkwijze aan. Het ziekenhuis ondersteunde hen daarbij met educatie en gerichte communicatie. Teams bespraken de nieuwe werkwijze in overleggen, kregen instructiesessies en vonden aanvullende informatie op intranet. Zo werd iedereen betrokken met als resultaat dat de verandering breed werd gedragen.
Na de livegang in februari 2024 monitorde het ziekenhuis het proces. Teams kwamen wekelijks bijeen om te peilen hoe het nieuwe proces verliep en waar bijsturing nodig was. Ook werd patiënten om hun ervaringen gevraagd: hun feedback werd verwerkt in verbeteracties.
Wetenschappelijk onderbouwd
De resultaten laten duidelijk zien dat de aanpak werkt. Meer dan de helft van de patiënten hoeft geen fysieke afspraak meer te plannen, terwijl het ziekenhuis met dezelfde personele inzet meer patiënten kan beoordelen. Dit leidt tot belangrijke tijdswinst voor de zorgverleners en minder belasting voor patiënten, die hun voorbereiding grotendeels vanuit huis kunnen doen.
Belangrijk daarbij is dat de kwaliteit van zorg gewaarborgd blijft. In november 2023 verscheen een wetenschappelijke publicatie waarin digitale en fysieke screening met elkaar werden vergeleken. Daaruit bleek dat patiënten die digitaal werden gescreend even goed herstellen als patiënten die een fysieke intake hadden. Tegelijk blijft de soms voorkomende preoperatieve angst bij patiënten gelijk. Daarmee is wetenschappelijk onderbouwd dat digitalisering een volwaardig alternatief is. Het Diakonessenhuis droeg bij aan de publicatie.
Projectmatige aanpak
De brede samenwerking tussen afdelingen en specialisten bleek een belangrijke succesfactor. Omdat iedereen vanaf het begin was aangehaakt, konden de verschillende belangen en werkwijzen op elkaar worden afgestemd. Ook werd duidelijk waar processen overlapten of juist onvoldoende op elkaar aansloten.
De projectmatige aanpak bleek een succesfactor. Duidelijke opdrachten, strakke deadlines en een afgebakende rolverdeling zorgden ervoor dat de implementatie voortgang hield.
Vooruitblik
Het Diakonessenhuis beschikt over een efficiënter proces dat meer patiënten van dienst kan zijn met minimaal dezelfde kwaliteit en patiëntbeleving. Tegelijkertijd sluit de digitale aanpak aan bij de ambitie voor passende en waardegedreven zorg. Wat patiënten thuis kunnen doen, doen ze thuis.
De digitalisering van de preoperatieve screening heeft waardevolle inzichten opgeleverd om ook andere processen efficiënter in te richten. Met de verwachte groei van de stad Utrecht helpt dit Diakonessenhuis haar forse uitdagingen aan te gaan.
Zorgpartner Diakonessenhuis
Het Diakonessenhuis is een algemeen ziekenhuis dat al 180 jaar zorg verleent in de regio Utrecht. Met 500 bedden en ruim 2.800 medewerkers biedt het ziekenhuis een breed palet aan medische zorg. De stad Utrecht groeit tot 2040 met 100.000 inwoners, een toename van 31 procent. Deze groeiende zorgvraag vraagt om innovatieve oplossingen, waarvan de digitalisering van de preoperatieve screening een concreet voorbeeld is.
Always up-to-date Newsletter
Laat je gegevens achter en wij Neemen contact met jou op
