Wie met een digitale bril naar HVO-Querido kijkt, ziet sinds het voorjaar 2024 een compleet andere organisatie dan voorheen. In tweeënhalf jaar maakte de organisatie een succesvolle digitale transformatie door, en ze plukt daar nu de vruchten van.

Dit raakte zowel de begeleiders, zorgcoördinatoren en ondersteunend personeel als staf-medewerkers, die de kwaliteit, capaciteit en financiën onder hun hoede hebben. Om de organisatie efficiënter te laten functioneren en toekomstbestendig te maken, werd eind 2021 een grote knoop doorgehakt: de start van een organisatiebrede digitale transformatie.  

Deze transformatie had als doel de informatievoorziening te verbeteren, processen te harmoniseren en de digitale strategie en architectuur te versterken. De digitale transformatie had een enorme omvang, omdat het vrijwel alles besloeg wat binnen het IT-domein viel.  

Een overzicht van de belangrijkste mijlpalen: 

1. Projectorganisatieopzetten en ontwikkelen van IT governance  
   De eerste stap in het traject draaide om het neerzetten van een fundament voor de digitale transformatie. Tijdens de transformatie werkten een stuurgroep, een projectgroep en verschillende thematische werkgroepen samen. Deze aanpak zorgde voor samenhang en leidde ertoe dat strategie, uitvoering en beheer goed op elkaar aansloten. Tegelijk met de implementatie van een geheel nieuwe IT-infrastructuur en applicaties is ook de IT-governance gestructureerd, met een opzet voor besluitvorming, prioritering en beheer.  

2. Ontwikkelendigitale strategie en roadmap
   Het traject vond plaats in de context van een veranderende organisatie en een grote operationele autonomie op teamniveau. Dit vereiste aandacht voor draagvlak, besluitvorming en betrokkenheid op alle niveaus. Daarom werd de digitale strategie niet top-down opgelegd, maar stap voor stap opgebouwd in nauwe samenwerking met medewerkers en management. 
   
   De aanpak begon met een grondige procesanalyse en een herontwerp op basis van methodisch werken, waarmee de basis werd gelegd voor standaardisatie. Zo werden gebruikers geïnterviewd om knelpunten in kaart te brengen, verbeterwensen te verzamelen en de vertaling naar de praktijk zo concreet mogelijk te maken. Door cliëntreizen als uitgangspunt te nemen en medewerkers actief te betrekken, groeide het besef dat digitalisering bijdraagt aan en zelfs een voorwaarde is voor betere zorg en samenwerking. 

Uitkomst digitale strategie en roadmap 

Met deze digitale strategie en roadmap op zak, werden de volgende stappen gezet: 

• De invoering van een nieuwe digitale werkplek; 

• De implementatie van een elektronisch voorschrijfsysteem (EVS); 

• De selectie en implementatie van een nieuw elektronisch cliëntendossier (ECD), met volop aandacht voor adoptie.  

3. Nieuwe digitale werkplek 
   De digitale werkplek is ontwikkeld als een geïntegreerde omgeving voor alle medewerkers van HVO-Querido. Hierin zijn de belangrijkste applicaties samengebracht, waardoor medewerkers altijd en overal toegang hebben tot actuele informatie. Gebruiksgemak, veiligheid en toegankelijkheid zijn de sleutelvoorwaardes geweest. Bovendien moesten de middelen zowel op locatie als onderweg makkelijk in gebruik zijn. De nieuwe digitale werkplek ondersteunt extramurale teams in hun dagelijkse werkzaamheden. Dankzij registratie aan de bron en directe inzage in real-time gegevens beschikken zij voortdurend en eenvoudig over alle informatie die nodig is. 
   
   

4. Elektronisch voorschrijfsysteem (EVS) 
   De invoering van het EVS omvatte de opleiding van circa 50 key-users en 120 medewerkers, een gefaseerde uitrol van hardware en functionaliteit passend bij de werkpraktijk, en de structurele borging van beheer via de inrichting van een key-usernetwerk en formalisering van functioneel beheer.
   
   Deze implementatie leidde tot brede adoptie en een duurzaam ingerichte beheer- en ondersteuningsstructuur, en vormde daarmee een belangrijke basis voor de latere invoering van het ECD. 

5. Selectie, implementatie van een nieuw elektronisch cliëntendossier (ECD)
   De invoering van het nieuwe ECD was strategisch een van de belangrijkste projecten van de afgelopen jaren. De acceptatiecriteria van het ECD waren afgestemd op de doelstellingen uit de Kaderbrief, waardoor de invoering zowel bestuurlijk als inhoudelijk stevig was ingebed in het organisatiebeleid.
   
   Dataconversie uit drie applicaties werd succesvol volbracht. Tegelijkertijd zijn verschillende systeemkoppelingen gerealiseerd met onder andere het financiële systeem, het planningsplatform, het cliëntenportaal, diverse zorgapplicaties en het business-intelligenceplatform. 
   
   Bij de inrichting van autorisaties, conversie, migratie, logging en toegangsbeheer is rekening gehouden met de privacywetgeving (AVG) en de informatiebeveiligingsnorm NEN7510. 

Primair een organisatieverandering, geen IT-project 

Ook voor een ECD geldt: deze implementatie is primair een organisatieverandering, geen IT-project. Het systeem wordt daarom ingericht op basis van de ‘menselijke kant’. Te denken valt aan zorgprocessen en cliëntreizen, die binnen de zorg van HVOQ enorm uiteenlopen. De livegang van het ECD verliep daarom in fases, met begeleiding en voortdurende monitoring van de implementatie: 

• selectie en keuze van het systeem (2021); 

• inrichting en voorbereiding (2022); 

• implementatie, dataconversie en koppelingen (2022-2023); 

• go-live en nazorg (2024). 

Door de diverse systeemkoppelingen, worden gegevens uit het ECD ontsloten voor real-time sturing, verantwoording en beleidsontwikkeling.  

HVO-Querido heeft nu een moderne IT-omgeving, een stevige IT-governance-structuur en duidelijke, gestandaardiseerde werkprocessen. Met de invoering van het ECD is er één uniforme werkwijze ontstaan en is de informatievoorziening organisatiebreed op orde. 

Op zestig locaties werken teams nu volgens dezelfde methodische aanpak, met registratie aan de bron en mobiele toegang voor medewerkers in het veld. Met goed ingerichte stuur- en managementinformatie op elk niveau beschikt de organisatie over actuele en betrouwbare gegevens om beslissingen op te baseren.  

Ook de samenwerking met ketenpartners is verbeterd door actieve gegevensuitwisseling, wat bijdraagt aan de continuïteit van zorg. De betere informatievoorziening zorgt daarnaast voor meer inzicht in financieringsstromen en verantwoording, terwijl cliënten via het portaal meer regie hebben gekregen over hun eigen traject.  

Een toekomstbestendig digitaal domein 

Zoals Ezra de Jong, directeur bedrijfsvoering van HVO-Querido het verwoordt: "De complexiteit van het digitale domein van HVO-Querido ligt vooral in de toekomstbestendigheid. Dat is een grote klus waarvoor nu al veel is opgeleverd. Daarbij is het fijne van de samenwerking met consultants van Conclusion dat zij heel goed in hun vak zijn en de verbinding maken met de zorg. Met hen met als samenwerkingspartner hebben we al veel bereikt in de doelen die wij voor ogen hebben."