Zorgorganisatie Philadelphia wilde haar strategische doelen concreet maken en stap voor stap realiseren. Samen met Morgens Conclusion werd een methodische aanpak ontwikkeld om programmamanagement stevig in de organisatie te verankeren.

In een kaderbrief had de raad van bestuur eerder de strategische prioriteiten en ambities vastgelegd. Om deze doelen daadwerkelijk te vertalen naar de praktijk, vroeg Philadelphia aan Morgens Conclusion om ondersteuning te bieden bij een werkbare programmamanagement-aanpak. 

Belangrijk was dat de organisatie zelf verantwoordelijkheid nam voor het leerproces en de uitvoering, zodat strategische plannen doelgericht en zelfstandig gerealiseerd konden worden. Het credo ‘van voordoen, via samendoen naar zelf doen’ was hierbij leidend. De organisatie wilde een duidelijke scheiding tussen de dagelijkse operatie en veranderactiviteiten, zodat er focus kon ontstaan op de strategische ambities. 

Philadelphia bracht, met ondersteuning van Morgens Conclusion, per strategisch thema in kaart wat binnen de scope viel en wat voorlopig níet opgepakt zou worden. Dit gebeurde samen met een brede delegatie uit de organisatie. Philadelphia hanteerde hierbij een ‘True North’, een richtpunt dat helpt om prioriteiten te bepalen en focus te houden op de belangrijkste strategische doelen. 

Zo ontstond een overzichtelijke set van projecten binnen de vijf strategische thema’s, waarbij prioriteiten duidelijk werden en er een houvast ontstond voor het verdere programmamanagement. 

Een passende governance-structuur bleek essentieel voor snelheid en samenhang. Philadelphia richtte een aparte structuur voor de “change”  die in verbinding stond metde reguliere governance, zodat snelheid behouden bleef. Tegelijkertijd sloot deze structuur goed aan op de bestaande organisatie. Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden gaven hierbij grip en zorgden dat teams efficiënt met de strategische resultaten van start konden. 

Deze gestructureerde aanpak maakte het mogelijk dat beslissingen snel genomen werden en het bood overzicht op alle lopende projecten.

Meetbaarheid en transparantie stonden centraal in de nieuwe aanpak. Met de nieuwe governance en duidelijke rollen als basis, kon Philadelphia de strategische ambities doelgericht opvolgen. De ambities werden vertaald naar concrete A3-projectplannen, voorzien van KPI’s en businesscases. 

Zo kon Philadelphia kortcyclisch volgen of doelen werden behaald en waar nodig bijsturen. Het zichtbaar maken van resultaten gaf duidelijkheid. Door behaalde resultaten direct zichtbaar te maken en te vieren, groeide het draagvlak voor de nieuwe werkwijze. 

De werkwijze was nieuw voor Philadelphia. Behaalde resultaten werden expliciet zichtbaar gemaakt en gevierd, zodat medewerkers de methode snel omarmden en gemotiveerd waren om deze toe te passen in hun dagelijkse werkzaamheden.

Tegelijkertijd zorgde deze aanpak ervoor dat medewerkers duidelijkheid kregen over verantwoordelijkheden en prioriteiten. 

Langzaam breidde de werkwijze zich door de organisatie uit. Philadelphia schakelde over van procesgericht naar resultaatgericht werken, waarbij steeds concretere resultaten en een cultuur van continu verbeteren de drijvende kracht vormden.

De duidelijke scheiding tussen dagelijkse operatie en verandering, de kortcyclische aanpak en de SMART-geformuleerde KPI’s zorgden ervoor dat strategische doelen stap voor stap werden behaald. Dankzij deze structuur beschikte de organisatie over een stevig fundament een stevig fundament voor structurele verankering van veranderingen.