Geconfronteerd met stijgende kosten, personeelstekorten en een groeiende zorgvraag, zoeken ziekenhuizen naar manieren om efficiënter te werken. Prioriteiten op de managementagenda zijn taakverlichting voor medewerkers, soepelere processen en een optimale benutting van schaarse capaciteit. Zuyderland Medisch Centrum maakt werk van deze ambities, waarbij een dataplatform én predictieplatform hun waarde bewijzen.

Een van de grootste uitdagingen ligt bij de afdeling Spoedeisende Hulp (SEH). Die is onvoorspelbaar van aard en vormt een belangrijk knooppunt in het ziekenhuis. Patiënten die er binnenkomen, stromen vaak door naar andere afdelingen. Die onvoorspelbaarheid gaat gepaard met overbelasting van de andere afdelingen, onnodige verplaatsingen van patiënten en inzet van inhuurkrachten. Dat maakt het relevant om juist op de SEH beter te voorspellen wat er gebeurt: hoeveel patiënten worden verwacht, met welke klachten, en wat is hun verwachte zorgzwaarte? 

Om deze uitdaging aan te pakken, besloot Zuyderland de interne informatievoorziening te verbeteren. Alleen met eenduidige, kloppende data zijn nauwkeurige voorspellingen mogelijk. De eerste stap werd gezet met de ontwikkeling van een dataplatform. Informatie over patiënten, bedbezetting, triage, personeelsinzet en logistiek was tot dan toe versnipperd, onvolledig of werd ongestructureerd, vaak handmatig, bijgehouden.  

In het nieuwe platform worden gegevens uit verschillende systemen gebundeld, uniform gedefinieerd en centraal beschikbaar gesteld; rekening houdend met compliance-eisen. Zo ontstaat één informatiebron voor het hele ziekenhuis.  

Het dashboard van het dataplatform is ontwikkeld in samenwerking met de gebruikers, van zorgmedewerkers tot managers. Hun input borgde de benutting van uniforme en betrouwbare data en was de basis voor de ontwikkeling van de interface die op het dashboard verschijnt.  

Hierdoor zijn de gebruikersschermen op een natuurlijke, logische en snelle manier te gebruiken door zowel verpleegkundigen en specialisten, als door ondersteunende medewerkers en stafleden. Bovendien sluit het dashboard aan op actuele informatiebehoeftes, op de verschillende niveaus en in verschillende situaties. Zo is de ziekenhuisdata optimaal ontsloten, beveiligd en praktisch bruikbaar. 

Het dataplatform zorgt voor snellere rapportages, consistentere beslisinformatie en vormt de technologische basis voor verdere toepassingen, zoals voorspellende modellen. Het platform is daarmee de sleutel tot tal van toekomstige zorginnovaties.  

Met het dataplatform als fundament, bouwde Zuyderland een van hun belangrijkste voorspellende modellen: het predictieplatform voor de SEH. Daarmee kan het ziekenhuis de instroom van patiënten op de SEH met een hoge mate van betrouwbaarheid voorspellen: het heeft een nauwkeurigheid van rond de negentig procent. Het model houdt rekening met uiteenlopende factoren, zoals seizoen, dag van de week, weersomstandigheden en feestdagen. 

De voorspellingen zijn per locatie, specialisme en triagecode uitgesplitst. Dit maakt gericht plannen mogelijk, zowel op de korte als de middellange termijn. De afdeling weet vooraf hoeveel patiënten er waarschijnlijk binnenkomen, hoe hun toestand is en waar ze terechtkomen in het ziekenhuis.  

Zo kan Zuyderland al weken van tevoren planningen afstemmen op de verwachte drukte en de benodigde inzet van personeel. Ook de inzet van middelen is voorspelbaar, bijvoorbeeld de benodigde bed-capaciteit.  

Tegelijk zijn strategische beslissingen beter te onderbouwen, zoals de inzet van inhuurkrachten. Het ‘first time right’-principe op zijn best, waarbij Zuyderland processen direct goed uitvoert en bijsturing en correcties voorkomt.  

Het resultaat is dat het ziekenhuis met minder ad hoc-handelen toe kan en meer rust in de organisatie brengt. Het voorspellingsmodel is nu vier jaar in gebruik en op de SEH is de inzet van inhuurkrachten met drie tot vijf procent gedaald.  

Ook voor de klinische afdelingen bewijst het predictieplatform zijn waarde. Met voorspellingen van de doorstroom van patiënten vanuit de SEH, kunnen afdelingen hierop anticiperen.  

Zo kunnen afdelingen zich goed voorbereiden op piekbelasting, door bijvoorbeeld extra verpleegkundigen in te roosteren of eerdere ontslagrondes te plannen. Deze toepassing biedt met tachtig procent nauwkeurigheid inzichten tot drie maanden vooruit. Hierbij is ook de zorgzwaarte een weegfactor, zodat de inzet van personeel nog preciezer op de behoefte is af te stemmen. 

De combinatie van dataplatform en predictieplatform heeft bij Zuyderland geleid tot aantoonbare verbeteringen. Het ziekenhuis bespaart tijd en kosten, de patiëntenzorg en zorgbeleving verbeteren, bij een hogere medewerkerstevredenheid. Bovendien draagt de aanpak bij aan minder verspilling en een doelmatige benutting van capaciteit. Wat eerder op ervaring en onderbuikgevoel gebeurde, gebeurt nu aan de hand van feitelijke data en inzichten uit tal van parameters.